Inserire le righe

Due momenti, tre strade ciascuno

Un documento si riempie due volte, e sono due cose diverse.

In bozza si scrive cosa ci si aspetta: l’elenco pianificato, che nessuno ha ancora verificato. In lavorazione si registra cosa c’è davvero, ed è questo il numero che alla chiusura muove la giacenza.

In entrambi i momenti ci sono tre strade — a mano, da file, con lo scanner — e sono equivalenti: il documento non ricorda di essere stato composto in un modo o nell’altro, se non nello storico, dove ogni riga porta scritto se è arrivata da una scansione, a mano o da file.

In bozza: cosa ci si aspetta

A mano

Si cerca la variante — per nome, SKU o barcode — si scrive la quantità e si aggiunge. È la strada giusta per un documento di poche righe, o per aggiungerne una a un elenco arrivato da altrove.

Lo stesso prodotto aggiunto due volte non crea due righe: la quantità si somma a quella che c’è già.

Da file CSV

Serve quando l’elenco arriva da fuori: un ordine d’acquisto, la distinta del fornitore, l’esportazione di un altro gestionale.

Il file ha due colonne, tre sui carichi:

• la prima è il codice — il barcode, oppure lo SKU;
• la seconda è la quantità;
• la terza, solo su un carico, è il costo unitario, ed è facoltativa.

Due regole di forma da conoscere prima, perché sono quelle su cui si inciampa:

• Per usare lo SKU devi intestare la colonna. La prima riga del file deve avere sku nella prima cella. Senza intestazione — o con qualunque altra intestazione — il codice viene letto come barcode. Non è una preferenza: lo stesso valore può essere il barcode di una variante e lo SKU di un’altra, quindi provarle entrambe in silenzio aggancerebbe la riga sbagliata.
• Il separatore può essere la virgola o il punto e virgola, e non è indifferente se ci sono decimali. Excel in italiano esporta separando con il punto e virgola proprio perché la virgola gli serve come separatore decimale — quindi un costo scritto 12,50 si può usare solo in un file separato da ;. In un file separato da virgole quella virgola è un confine di campo, e il costo si spezzerebbe in due.

Se lo stesso codice compare su più righe del file, le quantità si sommano.

Con lo scanner

C’è una finestra di scansione dedicata che serve a costruire l’elenco, non a confermarlo: si legge la merce e le quantità lette diventano righe pianificate quando si conferma.

È il modo naturale di preparare un trasferimento: chi parte scansiona quello che sta caricando per comporre il documento, e chi riceve ri-scansionerà all’arrivo per verificarlo. Il conteggio di questa finestra è durevole: sopravvive a un ricaricamento della pagina, quindi si può scansionare un bancale, fermarsi, e riprendere.

In lavorazione: cosa c’è davvero

Con lo scanner

È la strada normale, ed è quella della console di prelievo: ogni lettura incrementa la quantità confermata, la coda regge anche senza rete.

A mano

Accanto alla scansione c’è la modalità manuale: per ogni riga si scrive direttamente la quantità. Attenzione a una differenza che conta — qui il numero è assoluto, non un incremento: scrivendo 10 la riga vale dieci, non dieci in più.

Anche in manuale serve l’operatore, e anche in manuale il contatore delle scansioni in coda resta visibile. È voluto: se stai scrivendo un totale mentre tre letture sono ancora in volo, quelle atterreranno sommandosi, e il numero finale non sarà quello che volevi.

Da file — solo per gli inventari

Quando il conteggio l’ha fatto qualcun altro — una società esterna che consegna un file — c’è l’import dei conteggi. Il formato è lo stesso di sopra: codice e quantità.

Ogni riga entra passando dalla stessa porta di una scansione, e questo è il motivo per cui un conteggio arrivato da file si comporta poi come tutti gli altri: compare nel feed, si può annullare riga per riga, porta la sua marcatura nello storico.

Due limiti da sapere:

• al massimo mille righe per file: oltre, il file viene rifiutato per intero, prima di scrivere qualunque riga;
• ricaricare lo stesso file somma di nuovo i conteggi. Non esiste un riconoscimento del “file già caricato”: se non sei sicuro che il primo caricamento sia andato a buon fine, guarda il risultato prima di riprovare, o ti ritroverai i pezzi contati due volte.

Quando una riga non entra

Un file non viene mai rifiutato per colpa di una riga sbagliata: le righe buone entrano e le altre vengono elencate una per una, con il codice che il file portava e il motivo. I motivi sono sempre gli stessi:

• codice sconosciuto — nessuna variante valida porta quel barcode o quello SKU. Ci finiscono anche i prodotti disattivati, ed è corretto: per chi importa, una variante che non è più in catalogo non c’è;
• SKU ambiguo — due varianti diverse hanno lo stesso SKU. Nessuna delle due viene agganciata, apposta: sceglierne una a caso non darebbe nessun errore, e te ne accorgeresti a ricezione avvenuta, sulla giacenza sbagliata;
• quantità non valida — zero, negativa, oppure con decimali dove non sono ammessi;
• costo negativo, sui carichi.

Un costo assente invece non è un errore: la riga entra e il costo resta da compilare. Vuoto non è zero — vedi Costi.

I documenti senza piano

Alcuni documenti si lavorano senza un elenco atteso: si registra direttamente quello che c’è. In quel caso l’import avverte, e vale la pena leggerlo: le righe entrano già confermate, pronte a muovere la giacenza, e nessuno le verificherà dopo. È la differenza fra una bozza, che qualcuno conferma, e un elenco che vale già come lavoro fatto.