Il ciclo di un documento

La regola che vale per tutti

Tutti i tipi di documento seguono la stessa forma: si preparano, si confermano, si lavorano e si chiudono. E, qualunque sia il tipo, vale una cosa sola sopra tutte:

La giacenza si muove alla chiusura, non prima.

Finché il documento non è chiuso puoi lavorarci sopra con calma: niente di quello che scrivi ha ancora toccato il magazzino.

Gli stati

• Bozza — il documento si sta scrivendo. Qui si aggiungono, si modificano e si tolgono le righe — a mano, da file o con lo scanner, vedi Inserire le righe — e solo qui il documento si può eliminare davvero.
• In attesa — la bozza è stata confermata: l’elenco di ciò che ci si aspetta è fissato, e il documento è pronto per chi dovrà lavorarlo. Se ti accorgi di un errore puoi riaprirlo e tornare in bozza.
• In picking — il lavoro è cominciato: da qui si scansiona e si registrano le quantità reali. Vedi Prelievo.
• Chiuso — la giacenza è stata aggiornata. Lo stato finale dice anche come è andata: ricevuto o ricevuto parziale, inviato o inviato parziale, trasferito o trasferito parziale, riconciliato o riconciliato parziale.

Il “parziale” non è un errore: è il modo in cui il documento ricorda che quello che è passato per le mani dell’operatore era meno di quanto era previsto.

Eliminare, archiviare

Eliminare si può solo in bozza, e cancella tutto. Dalla conferma in poi il documento è storia operativa e non si cancella più.

Quello che si fa invece è archiviarlo: il documento esce dagli elenchi di tutti i giorni ma mantiene il suo stato finale e resta consultabile. Si archivia solo un documento già chiuso, e si può sempre ripristinare.

Due persone sullo stesso documento

Capita, ed è previsto. Avviare un documento che qualcun altro ha già avviato non è un errore: il documento è già dov’era diretto, e si può lavorare.

La chiusura è diversa: se qualcun altro ha già chiuso il documento mentre lo avevi aperto, lo devi sapere — perché il risultato dipende dalle quantità, e “c’eri già” non sarebbe una risposta sufficiente.